Was ist E- oder X-Rechnung
Eine Übersicht zu den Fakten und Lösungen
E-Rechnung ist ein in der Europäischen Union gültiger, gemeinsam entwickelter Standard (EN 16931) für maschinenlesbare, elektronische Rechnungen.
XRechnung ist der Standard EN 16931 für den deutschen Bedarf angepasst. Hier können zusätzliche Informationen wie Skonto, Verzugszinsen und die, für Rechnungen an Behörden, wichtige Leitweg-ID angegeben werden.
Die Rechnung wird im XML-Format erstellt und kann elektronisch gelesen werden. Für Menschen ist das nicht unbedingt lesbar.
ZUGFeRD ist ein weiteres Format für E-Rechnung. Es kombiniert die XML-Daten mit einem visuellen PDF, so dass es für Menschen und Maschinen lesbar ist (ab Version 2.x erfüllt ZUGFeRD den Standard
EN 16931).
Wichtig: Ab 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnungsstellung im B2B verpflichtend.
Übergangsfristen
Sonstige Rechnungen, in Papierform oder elektronisch als PDF, JPG, etc. (diese weiterhin mit Zustimmung des Empfängers)
Sonstige Rechnungen, in Papierform oder elektronisch als PDF, JPG, etc. (diese weiterhin mit Zustimmung des Empfängers) und einem Vorjahresumsatz < 800.000 Euro
Rechnungen im EDI-Format mit Zustimmung des Empfängers
E-Rechnung (konform zu EN 16931)
Es dürfen also erstmal weiterhin Papier- und PDF- Rechnungen versendet und empfangen werden wenn der Empfänger einverstanden ist.
Es ändert sich zunächst der Vorrang der Papierrechnung, diesen nimmt nun die E-Rechnung ein.
Deshalb müssen alle Unternehmen ab 1. Januar 2025 den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung der E-Rechnung sicherstellen.
Die Chance
Wer Rechnungen bisher ohne Buchhaltungsprogramm erstellt hat, wird sich eine Lösung suchen müssen. Hier fassen wir unsere Informationen und Erfahrungen zusammen.
Vielleicht sollte diese neue Pflicht als Chance begriffen werden. Statt nach der möglichst kostenfreien oder billigen Lösung zu suchen, die Gelegenheit nutzen, um die Lösung zu finden, die am besten unterstützt.
Gerade kleine Unternehmer stöhnen in der Regel über die Steuervorbereitung. Der Sinn der elektronischen Rechnungsstellung ist natürlich die Erfassung für das Finanzamt aber eben auch Kostenersparnis durch Zeit.
Beispielsweise indem Belege per App digitalisiert und per Knopfdruck den Ausgaben zugeordnet werden.
Lösungen
Lösungen für das Erstellen von elektronischen Rechnungen spriessen geradezu aus dem Boden. Wir haben hier die zur Zeit gängigen Möglichkeiten aufgezählt. Wir beraten gern bei der individuellen Lösungsfindung und helfen bei der Einrichtung.
XRechnung erstellen mit Buchhaltungsprogrammen
Jeder Unternehmer muss eine fürs Finanzamt konforme Abrechnung seiner Ein- und Ausgaben erstellen – eine Buchhaltung machen. Wem Steuererklärung und damit die Buchhaltung längst zu komplex für Excel-Listen und Elster zum Datenaustausch mit dem Finanzamt sind, der ist reif für ein Buchhaltungsprogramm.
Die Daten können direkt mit dem Steuerberatung und/oder dem Finanzamt ausgetauscht werden.
Die Daten werden rechssicher archiviert.
Buchhaltungsprogramme gibt es als Desktopversion oder als Webanwendung. Die meisten sind modular aufgebaut. Alos mit einer Grundanwendung und zusätzlich buchbaren Optionen.
Wir helfen weiter:
Weiterführende Links
https://www.ferd-net.de/
https://www.ihk.de/berlin/service-und-beratung/recht-und-steuern/steuern-und-finanzen/erechnung-6184420
https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/downloads/DE/publikationen/themen/moderne-verwaltung/zentrale-rechnungseingangsplattform.pdf?__blob=publicationFile&v=1
